Бизнес-процессы логистических компаний в большей степени достаточно одинаковы. Это оформление поступивших заявок, выписка товарно-транспортных накладных и путевых листов. Важным фактором успешной работы является эффективная организация перевозочного процесса, планирование транспортных услуг. Очевидно, что небольшая компания-перевозчик, у которой 5-10 автомобилей вполне может обойтись ведением всей документации в Excel. С ростом числа клиентов и объемов перевозок пропорционально увеличивается время на обработку заявок и ведение учета. Закономерным решением этой проблемы, казалось бы, является увеличения числа менеджеров. Однако, такой прямолинейный подход зачастую неоправдан, т.к. это приведет к росту затрат на заработную плату. Кроме того, не всегда можно найти квалифицированного специалиста. А если такие специалисты появятся, то при изменении ситуации на рынке перевозок, возможно, их необходимо будет уволить, что нередко организационно связанно с определенными трудностями.
Многие транспортные компании в такой ситуации принимают решении о внедрении системы управления автотранспортом и логистикой. Ядром такой системы является взаимосвязь заявок на перевозки и путевых листов. Как правило, заявка включает в себя наименование груза, наименование заказчика, адрес доставки и некоторые дополнительные сведения – тоннаж, кубатура, количество паллет, рекомендуемое время доставки и пр. Иногда аналогом заявки являются товарно-транспортные накладные. По этим заявкам или накладным диспетчер должен подобрать автомобиль и водителя. При этом транспортное средство может либо принадлежать компании, либо это может быть наемный транспорт. Важным фактором является тип кузова автомобиля (рефрижератор, тентованный или изотермический), а также грузоподъемность. Закрепив заявку или несколько заявок за грузовиком, диспетчер должен вписать путевой лист. В нашей стране для грузовых автомобилей предназначены путевые листы форм 4-С и 4-П. В них следует заполнить задания водителю, где указывает маршрут движения, заказчик, груз. В информационной системе управления автотранспортом заявки можно прикреплять к автомобилю одним движением мышки. Затем по этим заявкам автоматически формируются путевые листы с заполненными заданиями водителю и пакетом отправляются на печать.
Учет путевой документации являются важными функциями системы управления, но не единственными. Информация из путевых листов является бесценным источником данных для количественной оценки эффективности бизнес-результатов работы транспортной компании и принятия управленческих решений. Система технико-эскплуатационных показателей (ТЭП), включающая в себя коэффициент выпуска машин на линию, коэффициент использования парка, коэффициент использования грузоподъемности, коэффициент использования пробега и др. позволит логисту или бизнес-аналитику получить полную картину хозяйственной деятельности автопредприятия. В свою очередь, это дает возможность выявить факторы, влияющие на изменения динамики перевозочного процесса и провести планирование дальнейшего развития фирмы.